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Donnerstag, 28.12.2017

Mit dem Tablet gegen die Papierflut

Waldheim führt 2018 die digitale Gremienarbeit im Stadtrat ein. Die spart Arbeit, Zeit sowie Geld und ist zudem recht günstig.

Von Tina Soltysiak

Mit Tablet-Computer statt Aktenordner werden künftig die Waldheimer Stadträte zu den Rats- und Ausschusssitzungen erscheinen.
Mit Tablet-Computer statt Aktenordner werden künftig die Waldheimer Stadträte zu den Rats- und Ausschusssitzungen erscheinen.

© dpa

Waldheim. Mit Tablet-Computer statt Aktenordner werden künftig die Waldheimer Stadträte zu den Rats- und Ausschusssitzungen erscheinen. Sie haben sich in ihrer jüngsten Zusammenkunft für die Einführung der digitalen – und damit papierlosen – Ratsarbeit ausgesprochen. Bürgermeister Steffen Ernst (FDP) lädt ab kommendem Jahr den Stadtrat und seine Gremien per App ein. In digitaler Form sollen Mitglieder informiert werden und die Möglichkeit haben, sich über Beschlussvorlagen auszutauschen.

Der Bürgermeister ist ein Befürworter dieses Systems. Denn er hat damit bereits Erfahrungen. Er kennt das papierlose Arbeiten aus dem mittelsächsischen Kreistag. Sven Wächtler vom Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Sachsen (Kisa) erläuterte, wie die digitale Zukunft aussehen könnte: „Auf der Internetseite der Stadt steht ja bereits das digitale Ratsinformationssystem zur Verfügung. Die App Dipolis ist ein Zusatzprodukt. Dipolis steht für Digitales politisches Informationssystem. Die App ist kostenfrei und jeder Stadtrat bekommt einen personalisierten Zugang.“

Tablets seien vielseitig, leicht zu bedienen und deshalb ideal geeignet, um digitale Gremienarbeit noch mobiler und flexibler zu machen. „Über Dipolis hat jedes Gremienmitglied die gesamten Sitzungsunterlagen aktueller und früherer Zeiträume immer und überall verfügbar. Das interne Ablagesystem und die Authentifikation beim Start der App schützen die Dokumente vor unberechtigtem Zugriff“, so Systembetreuer Wächtler. Wie beim Ratsinformationssystem auch gibt es eine Suchfunktion. „Die App bietet aber auch weitreichende Bearbeitungsfunktionen: Kommentare können handschriftlich oder über die Tastatur eingegeben werden. Textteile können farblich hervorgehoben werden. Und man kann den Beschlüssen Anhänge wie Fotos oder E-Mails zuordnen“, erläuterte Sven Wächtler. Zudem können Favoriten benannt und einzelne Notizen auch für andere sichtbar gemacht werden. Mithilfe weniger Klicks kann beispielsweise innerhalb der Fraktion auf diese Art und Weise über ein Thema diskutiert werden. „Über das System ist auch eine Beschlusskontrolle möglich“, sagte er.

Kosten für Lizenz und Wartung

Stadtrat Andreas Liebau (CDU) äußerte: „Das würde voraussetzen, dass wir die Hardware bekommen. Oder müssen wir uns eigene anschaffen?“ Laut Bürgermeister Ernst sei eine Mischkalkulation möglich. „Das heißt, wir stellen Geräte. Wer möchte, kann sein eigenes Tablet nutzen. Ob wir dann eine Art Mietpauschale für das Gerät erheben oder eine andere gerechte Lösung schaffen, diskutieren wir, wenn wir an dem entsprechenden Punkt angelangt sind. Heute geht es erst einmal darum, sich zu positionieren, ob wir die Einführung überhaupt wollen.“

„Und was kostet dieser Luxus den Steuerzahler?“, wollte Reinhard Otto (NPD) wissen. Kämmerin Barbara Wesler sprach von einmaligen Anschaffungskosten in Höhe von 2 500 Euro für die Programmlizenz sowie einen jährlichen Wartungspauschale von 700 Euro. „Das erforderliche Endgerät kostet etwa 150 Euro“, so Barbara Wesler. Bürgermeister Ernst ergänzte: „Und nicht zu vergessen: Die App spart viele Arbeitsgänge in der Verwaltung. Die Vorbereitung des Stadtrates nimmt mehrere Stunden in Anspruch fürs Kopieren, Sortieren und so weiter. Die Zeit und die Kosten, die man dadurch einspart, muss man auch gegenrechnen.“ Was die Kosten für die Anschaffung der Geräte betrifft, sagte er: „Die hängen natürlich davon ab, welche Technik wir benötigen beziehungsweise uns gönnen möchten.“

„Wir befürworten die Einführung, auch wenn diese sicherlich eine große Herausforderung wird, da wir viele Ältere im Stadtrat sitzen haben“, sagte Kathrin Schneider im Namen der CDU-Fraktion. Doch vor allem der Effekt, Sitzungsunterlagen sowie Notizen schneller wiederzufinden, habe sie von dem System überzeugt. „Das bringt uns Stadträten gewiss auch eine Zeitersparnis. Wenn ich daran denke, wie oft und lange ich schon nach alten Unterlagen gesucht habe“, schilderte sie ihre Erfahrung. Andre Langner (FDP) sagte: „Ich stehe dem auch positiv gegenüber. Diese Form der Archivierung spart außerdem Platz. Meine Frage ist nur: Auf welchem Server liegen die Daten und sind sie dort sicher?“ Systembetreuer Sven Wächtler erklärte: „Sie liegen auf dem Kisa-Server, sind verschlüsselt und somit sicher.“ Die App Dipolis gebe es zudem sowohl für Apple- als auch Windows-basierte Endgeräte.

Dieter Hentschel (Die Linke) wünschte sich, dass bestimmte Dokumente, wie beispielsweise der Haushalt, trotzdem auch künftig zusätzlich in gedruckter Form vorliegen. Kämmerin Wesler sagte: „Es muss noch ein Beschluss gefasst werden, in dem genau definiert wird, welche Dokumente wir künftig wie bereitstellen.“

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