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Dienstag, 08.05.2018

Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich ein ERP-System?

Jedes Unternehmen, das in Zeiten der fortschreitenden Digitalisierung im Wettbewerb bestehen will, sollte versuchen, seine organisatorischen Abläufe so effizient wie möglich abzuwickeln.

Bild: photo ID: 678483280 © Alexander Supertramp
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Dadurch lassen sich Personalkosten einsparen und die Qualität der angebotenen Produkte und Dienstleistungen steigert sich. Je größer ein Unternehmen ist und je komplexer die zu erledigenden Geschäftsprozesse, desto mehr lohnt sich der Einsatz einer Software, mit der sich sämtliche Aufgaben zentral koordinieren lassen. Aber auch kleinere Betriebe können – je nach Komplexität der Firmenstruktur – von einem ERP-System profitieren.

Was versteht man unter einer ERP-Software?

Hinter dem Kürzel ERP stehen die Worte Enterprise-Resource-Planning, was sich ins Deutsche etwa mit Unternehmens-Ressourcen-Verwaltung übertragen lässt. Zu diesen Ressourcen zählen sämtliche Güter und Waren, einschließlich der Finanzen und des Personals. Der Unterschied zu anderen Computerprogrammen besteht darin, dass nahezu alle Abteilungen auf die gleichen Daten zugreifen können und dass eine übergeordnete Steuerung möglich ist. Die Einführung einer solchen Software kostet Zeit und Geld. Langfristig lohnt sich allerdings diese Investition.

Wie profitiert eine Firma von einer ERP-Software?

Wenn sämtliche Daten transferiert sind und alle Mitarbeiter eine gewisse Routine bei der Anwendung entwickelt haben, ergeben sich folgende Vorteile für den Betrieb:

Die Kommunikation innerhalb der Firma läuft besser ab.

Wichtige Daten lassen sich von autorisierten Personen in Echtzeit abrufen.

Durch den zentralen Zugriff auf die Daten aller Abteilungen, können manche Geschäftsprozesse zum überwiegenden Teil automatisiert ablaufen, sodass bei etlichen Vorgängen ein Mitarbeiter nur noch die computergesteuerten Eingaben prüfen und freigeben muss.

Die Qualität von Arbeitsabläufen lässt sich aufgrund der höheren Transparenz besser messen und bewerten. So kann man die Schritte optimieren, die die Produktivität negativ beeinflussen.

Mit einem einheitlichen Programm innerhalb des Betriebs müssen keine Datensätze transferiert werden --> Stichwort Datenkompatibilität.

Ein Beispiel soll die Vernetzung der Daten innerhalb einer Firma verdeutlichen:

Beim Erstellen einer Rechnung greift das Programm auf die Kundendaten zu (Kundennummer, Adressdaten, verkauftes Produkt oder genutzte Dienstleistung, Rechnungsbetrag). Gleichzeitig fließen diese Daten in die Finanzbuchhaltung ein, indem entsprechende Einnahmen verbucht werden. Wurden Lagerbestände verbraucht, kann eine automatische Nachbestellung stattfinden. Bei der Verpackung und beim Versand wiederum nutzt man die Kundendaten für eine automatisierte Adressierung.

Durch die Summe dieser und ähnlicher Vorzüge kann ein Unternehmen sowohl Personalkosten einsparen als auch die Effektivität bei der Herstellung seiner Produkte und bei der Ausübung seiner Dienstleistungen erhöhen. Dieser übersichtliche ERP-Führer informiert z. B etwas tiefergehend darüber, welche Abteilungen eines Betriebs im Detail von welchen Funktionen einer ERP-Software profitieren können.

Für welche Unternehmen ist die Einführung eines ERP-Systems sinnvoll?

Dies hängt vor allem mit der Komplexität der Geschäftsprozesse zusammen, die eine Firma tätigt. Es können sogar Selbstständige eine ERP-Software nutzen, um ihre Abläufe übersichtlich zu steuern. Sind viele Bereiche miteinander vernetzt, werden gemeinsam verwendete Datensätze und eine zentrale Koordination umso notwendiger.

Vorteile für Start-ups und mittelständische Unternehmen:

  • Je früher ein Betrieb mit der Umstellung auf ein ERP-System beginnt, desto geringer ist der Personal- und somit der Kostenaufwand dafür.
  • Bei cloudbasierten Versionen kann man den Funktionsumfang häufig individuell anpassen. Dabei bucht man nur die Module (Bausteine), die man braucht. Expandiert ein Unternehmen, kann es entsprechende Funktionen dazukaufen. Daher sollte man bei der Auswahl eines Herstellers darauf achten, dass dieser auch die Leistungen anbietet, die bei einem Wachstum des eigenen Unternehmens infrage kommen.
  • Der Preis eines solchen Computerprogramms richtet sich in der Regel nach dem Funktionsumfang und nach der Anzahl der Angestellten, die die Software nutzen. Für kleinere Firmen und Start-ups ist zudem relevant, dass man bei webbasierten Programmen üblicherweise kleinere monatliche Nutzungsgebühren bezahlt (vgl. Software-as-a-Service). Da Unternehmen, die sich in der Wachstumsphase befinden, eher selten über größere liquide Finanzmittel verfügen, sind für sie webbasierte Software-as-a-Service-Varianten eher zu empfehlen. Bei On-Premise-Versionen hingegen wird die Software für einen hohen Kaufpreis einmalig erworben und kann dann beliebig lange genutzt werden.
  • Lagert man das ERP-System in eine Cloud aus, hat das für Gründer zudem den Vorteil, dass sich der Softwareanbieter um Updates, Back-ups und um die Datensicherheit kümmert. So kann man sich ein eigenes Rechenzentrum beziehungsweise eine firmeninterne IT-Abteilung sparen.

Vorteile für große Konzerne:

  • Aufgrund der weitverzweigten Geschäftsprozesse und der Verteilung über mehrere Standorte können größere Firmen auf die Vorteile von ERP-Systemen kaum noch verzichten, wenn sie im Wettbewerb bestehen wollen. Softwarehersteller wie SAP, Microsoft und Oracle haben ihr Angebot auf die Bedürfnisse von Großbetrieben angepasst.
  • Je größer der Konzern, desto teurer wird eine Software-Umstellung. Ein solcher Schritt sollte detailliert geplant werden und strukturiert ablaufen, um Fehler bei der Einführung eines ERP-Systems zu vermeiden.
  • Durch Effizienzsteigerungen kann bei einem großen Umsatz der Gewinn enorm gesteigert werden.

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